12 april 2021 | Writer: Jonne Roelofs
online business meeting

Zo rock je die Engelse Online Business Meeting! (Part 1)

Sinds een jaar is het meer dan normaal: Engelse online business meetings. Voorheen zat je met een grote groep collega’s rond een grote vergadertafel, maar sinds een jaar zijn online business calls en meetings het nieuwe normaal geworden. De kans is groot dat, ook wanneer je wel weer naar kantoor zult gaan, de online vergaderingen niet meer zullen verdwijnen. Er zitten namelijk ook veel voordelen aan: contact opnemen met zakenrelaties uit het buitenland gaat namelijk een stuk gemakkelijker wanneer je niet in hetzelfde kantoorgebouw hoeft te zijn!

Het houden van een succesvolle Engelse online meeting vergt echter een groot aantal communicatieve skills. Het kan namelijk moeilijker zijn om online een bepaalde boodschap goed over te brengen in vergelijking tot wanneer jij en je zakenrelaties aan dezelfde vergadertafel zitten, al helemaal wanneer de vergadering ook nog in het Engels gevoerd moet worden. Daarom zet ik in dit artikel het eerste aantal tips voor je op een rij, waardoor je het deelnemen aan of zelfs hosten van een Engelse online meeting op een effectieve en professionele manier aan kunt pakken. Het artikel dat over twee weken verschijnt zal nog meer tips omtrent dit onderwerp bevatten.

Tip 1: Focus je op het gebruik van namen

Online meetings kunnen af en toe wat onpersoonlijk overkomen. Iedereen zit namelijk alleen voor zijn computer- of laptopscherm. Een goede manier om het onpersoonlijke gevoel te voorkomen is door nadrukkelijk gebruik te maken van je eigen naam en de namen van de deelnemers van het gesprek. Wordt er bijvoorbeeld een PowerPoint gepresenteerd, waardoor het niet mogelijk is alle deelnemers van het gesprek op je scherm te zien? Overweeg dan om, wanneer je een vraag of opmerking maakt, kort je naam te zeggen. Dit kan je bijvoorbeeld als volgt doen: ‘Hi, this is [je naam] speaking. I would like to comment on the previous slide.’ Zo weten je gesprekspartners wie er aan het woord is. Daarnaast straal je empathie uit wanneer je de andere deelnemers bij naam noemt. Gebruik bijvoorbeeld de naam van degene van wie je de vraag gaat beantwoorden. In plaats van ‘Thanks for your question.’ kan je bijvoorbeeld ‘Thanks for your question, Joan.’ zeggen. Dit is een klein verschil, maar zorgt ervoor dat de vergadering persoonlijker aanvoelt. Dit vergroot tevens een veilige en comfortabele werksfeer voor jou en je collega’s.

Tip 2: Behoud een professionele werksfeer

Een online business meeting kan zorgen voor een minder formele sfeer. Je zit immers thuis, en communiceert met de andere deelnemers van het gesprek die ook thuis zijn. Om de online vergadering efficiënt en doelgericht te houden, is het echter belangrijk dat er een professionele werksfeer wordt behouden. Houd bijvoorbeeld rekening met het feit dat jij en je gesprekspartners niet te veel afdwalen van het onderwerp van de vergadering, en zorg ervoor dat er niet teveel wordt gebabbeld in de chat.

Tip 3: Houd rekening met de manier waarop je praat

De manier waarop je praat kan een enorme invloed hebben op de efficiëntie van een online werkvergadering. Het is bijvoorbeeld moeilijker om iemand online te onderbreken. Dit kan resulteren in het feit dat een deelnemer van het gesprek een enorm lange monoloog houdt, waar anderen met moeite tussenkomen. Houd daarom altijd bewust rekening met hoe lang je praat en hoe je praat. Probeer daarnaast niet te snel te praten, en je woorden duidelijk te articuleren. Dit straalt rust uit, waardoor het prettig is om naar je te luisteren.

Aan de hand van deze drie tips kan je de efficiëntie en professionaliteit van een online vergadering goed waarborgen. Ben je benieuwd geworden naar meer tips? Dit komt goed uit. Het volgende artikel zal je namelijk nog meer tips aanreiken, waardoor je nog beter aan de slag kunt gaan met het deelnemen aan of hosten van een online business meeting.

Reacties (1)

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *