Telefoneren… sommige mensen hebben er nul problemen mee, terwijl anderen een belletje het liefst altijd uit de weg gaan. Bij welk van de twee jij ook hoort, als senior business professional of ondernemer is het onvermijdelijk om toch af en toe te telefoneren. En dan ook nog eens in het Engels! Zorgt dat voor extra stress, of weet je net niet helemaal hoe je op een professionele manier een Engelstalig telefoongesprek voert? Geen zorgen, want dan zit je bij dit artikel goed.
Met meer gemak Engels spreken? Zo doe je dat! (Spoiler: je hoeft niet terug de schoolbanken in.)
Zo neem je in het Engels een telefonische boodschap aan
Bij een Engels telefoongesprek, al helemaal in een professionele setting, komen meerdere aspecten kijken. Misschien praat je gesprekspartner wel erg snel, vind je het lastig om de stem van je gesprekspartner te horen, en heb je te weinig tijd om na te denken over goede vragen die je moet stellen om alles uit het telefoontje te halen wat je wil.
Tip: benieuwd naar wat meer algemene tips omtrent Engelse telefoongesprekken? Kijk dan onderaan dit artikel. Daar staan een paar handige blogs en podcasts op een rijtje die je verder kunnen helpen.
Vandaag ga ik in op telefoneren in detail door één situatie uit te lichten. Wat nou als je gebeld wordt, en een bepaalde boodschap aan moet nemen voor iemand anders die op dat moment niet naar de telefoon kan komen of onbereikbaar is? Wat zijn de juiste stappen, en welke vragen moet je niet vergeten?
Stap 1. Leg uit dat eigenlijke ontvanger niet aanwezig is.
Dat is namelijk belangrijk om direct duidelijk te maken! Doe dit in het Engels met een verontschuldiging, en leg de situatie vervolgens uit. Bijvoorbeeld…
My apologies, Ms. Jones is currently in a meeting, so she can’t come to the phone right now.
Sorry, I’m afraid Ms. Jones is not available.
My apologies, but Mr. Jones has just popped out of her office for a minute.
Stap 2. Zorg ervoor dat je de gegevens van de beller vraagt (en noteert)
Je moet natuurlijk duidelijk door kunnen geven wie heeft gebeld, en hoe ze te bereiken zijn. Dat doe je bijvoorbeeld met de volgende Engelse vragen:
May I know who I’m speaking to?
Could I take down your name and phone number please?
Can I know who’s calling?
Stap 3. Onderneem actie
Dat kan je bijvoorbeeld doen door aan te bieden een bericht aan te nemen, of door andere alternatieven voor te stellen.
Would you like to leave Ms. Jones a message?
Can I take a message?
Would you like to try back later?
Could you call back at [time]?
Stap 4. Zorg ervoor dat de boodschap van de beller duidelijk is
Dan weet jij namelijk zeker dat je de complete boodschap op een goede manier weer doorgeeft. Is iets niet helemaal duidelijk? Gebruik dan de volgende voorbeeldzinnen om verduidelijking te vragen:
I’m sorry, I didn’t catch that. Could you repeat that last sentence please?
Sorry, the connection isn’t very good. Do you mind speaking a bit louder please?
Sorry, I missed that last bit. Can you rephrase that?
Stap 5. Controleer de boodschap
Als laatste check controleer je de boodschap zodat jij écht zeker weet dat alles helder is.
Let me check that I got this right, I believe you said that…
To confirm, you said…
Let me repeat your message.
Is it correct that you mean to say…
Stap 6. Sluit het telefoongesprek netjes af
Wanneer je de bovenste vijf stappen hebt doorlopen, is het tijd om het telefoongesprek af te sluiten. Bedank iemand voor het telefoontje of wens iemand een fijne dag.
Thank you for you call, I will make sure Ms. Jones gets your message.
I’ll pass your message to Ms. Jones. Thank you, have a nice day.
Benieuwd naar wat meer algemene tips omtrent Engelse telefoongesprekken? Check dan onderstaande blogs en podcasts eens:
🔗 Help de telefoon gaat!
🔗 Cold calling is eng, of niet?
🔗 Business English Telephone Phrases (deel 1)
🔗 Business English Telephone Phrases (deel 2)
🔗 Hoe voer je zonder moeite een Engels telefoongesprek?
🚀 Wil je jouw zakelijk Engels SNEL professionaliseren?
Let us help! Wij leren je graag hoe je beter in het Engels kunt communiceren. Met meer gemak, impact en zelfvertrouwen. Wil je weten hoe? Neem dan snel een kijkje bij ons praktijkgerichte aanbod. Volg de link naar alle: zakelijk Engels trainingen. Of maak direct een – vrijblijvende – afspraak door hier te klikken.
