26 oktober 2015 | Writer: Anneke Drijver

Zakelijke correspondentie

Vind jij internationale zakelijke correspondentie verwarrend en stressvol? Ben je altijd (te) lang bezig met het sturen van e-mails? Mijn advies: maak het voor jezelf en de lezer zo makkelijk mogelijk. Denk er niet te lang over na, maar oefen. Dit bespaart jullie beiden tijd, moeite, verwarring en frustratie doordat de communicatie een stuk helderder wordt. Met de tips hieronder help ik je op weg naar het stressloos corresponderen in het zakelijk Engels.

Gratis videotraining

Gratis videotraining

Ontdek hoe jij je zakelijk Engels kunt verbeteren. Ik deel mijn 3 beste tips.

Know your audience
Bij een zakelijke e-mail of brief is het altijd verstandig om goed op te letten aan wie je het moet adresseren. Adresseer je het aan iemand die je al eens ontmoet hebt of juist niet, weet je een naam en weet je of het een man of een vrouw is?

Dit soort informatie kun je veelal op het internet achterhalen, dus zorg ervoor dat je geen flater slaat door je e-mail aan de verkeerde persoon te adresseren of een mevrouw met ‘dear Sir’ aan te spreken. Verder maakt het ook uit of de persoon met wie je contact hebt zelf de Engelse taal wel of niet goed beheerst. In het laatste geval zal je wat meer moeite moeten doen om jouw punt duidelijk naar voren te krijgen en termen te versimpelen.

Gebruik standaard zinnen
Gelukkig zijn er een heleboel standaard zinnen te vinden die je in vrijwel elke brief kunt toepassen. Let hierbij wel op of je de formele of informele vorm gebruikt en wees hier consequent mee. Als je iemand formeel begroet, sluit de mail dan ook formeel af.

Voorbeelden
Formeel:
Dear Madam,
Yours faithfully,

Dear Mr Rochester,
Yours sincerely,

Informeel:
Good afternoon,
Hello,
Kind(est) regards,

Meer standaardzinnen? Bekijk dan het artikel You’ve got mail! welke een tijd terug op dit blog verscheen.

To the point
Mensen denken nog te vaak dat het beleefder is om niet direct ter zake te komen of om het punt heen te draaien, maar het is juist beter om het punt gewoon te adresseren. De lezer moet meteen begrijpen waar de mail of brief over gaat, gebruik dus geen onnodig moeilijke zinstructuren of vakjargon, maar houd het simpel en to the point, zonder bot over te komen. Gebruik bijvoorbeeld de minder formele synoniemen van een woord.

Voorbeeld
Formeel: I was hoping you would be so kind as to answer a few supplementary queries concerning your latest publication, specifically about sorcery, which seems to be a fixed component in your work.
Informeel: I was hoping you would be so kind as to answer a few extra questions about the role of magic in your latest book.

Meer tips over hoe je vlot kunt corresponderen en wat je vooral niet moet doen vind je in het artikel wat eerder op dit blog verscheen: 5 do’s and don’ts in zakelijke correspondentie.

Check, check, dubbel check
Misschien wel het belangrijkste punt: ga je mail/brief goed na en controleer of alle namen kloppen, je punt duidelijk naar voren komt, of er geen spellingsfouten in zitten en of het ook voor een leek begrijpelijk is. In het zakenleven is iedereen druk, dus niemand zit te wachten op een moeilijk te ontcijferen bericht. Ook voor internationale zakelijke correspondentie geldt, de eerste indruk is wat telt.

Tip! Het e-boek: IMPRESS met je Engelse e-mail. Dit e-boek stoomt je in 5 makkelijk te volgen stappen klaar voor het schrijven van een goedlopende zakelijk Engelse e-mail. Good luck!
Wat vind jij moeilijk, of juist niet, aan internationale zakelijke correspondentie? Laat het me weten in een reactie hieronder.

Reacties (3)

  1. Bedankt voor je goede tips Anneke! Ik had een paar weken geleden veel moeite met het schrijven van verschillende emails in het Engels naar een klant. Met behulp van een vertaalapplicatie heb ik me behoorlijk kunnen redden. Dat het Engels voor mijn klant niet de moedertaal was, maakte mij minder onzeker. In dit geval was het elkaar begrijpen het belangrijkste. Ik heb wel gezocht naar hoe ik ze aan moest spreken, formeel of informeel.

  2. Heel helder, Anneke en een mooie geheugensteun weer! En voor mensen die twijfelen… laat zo’n brief anders even door iemand nalezen. Twee zien er meer dan één. Je punt over de nauwkeurigheid over eigennamen vind ik ook heel waardevol. Daar kun je snel een fout in maken, en dat komt nooit lekker aan bij de ontvanger, natuurlijk. Dan sta je voor je het weet al 1-0 achter 🙁

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.