10 oktober 2022 | Writer: Jonne Roelofs
Engelse vergadering strategie effectief

Leid een effectieve Engelse vergadering: 10 succesvolle strategieën (deel 2)

Weet je het nog? In het blogartikel van twee weken geleden ben ik begonnen met het delen van TIEN succesvolle strategieën waarmee jij als hoofd van een vergadering ervan verzekerd bent alles uit je vergadering te kunnen halen. Met deze strategieën kun jij ervoor zorgen dat de vergadering ook écht de moeite waard is en ieder lid van je team een duidelijk beeld heeft van wat er na de vergadering van hen verwacht wordt. En dat alles terwijl jij je professioneel én zelfverzekerd voelt.

Gratis videotraining

Ontdek hoe jij je zakelijk Engels kunt verbeteren. Ik deel mijn 3 beste tips.

Daarom ga ik nu gauw door met… de laatste vijf succesvolle strategieën!

Strategie 6. Stel gerichte vragen

Als hoofd van de vergadering of als leider van de discussie is het jouw verantwoordelijkheid om de discussie in goede banen te leiden. De meest effectieve manier om dit te doen én om een relevant gesprek te laten ontstaan is door het stellen van gerichte vragen. De meest efficiënte vragen kun je verdelen in 4 categorieën:

  1. Strategische vragen die ervoor zorgen dat de vergadering relevant en effectief blijft.
  2. Oproepende vragen, waarmee je meer informatie of details te weten komt over een bepaald punt.
  3. Herkennende vragen, waarmee je ervoor zorgt dat de input van de rest van het team herkent en erkent wordt.
  4. Vragen waarmee je hulp aanbiedt aan je teamgenoten of collega’s

Strategie 7. Zorg ervoor dat het gesprek relevant blijft

Al helemaal wanneer je met een aantal mensen of groot team aan het vergaderen bent, kan het nog wel eens voorkomen dat het gesprek afdwaalt naar andere zaken. Deze kunnen net zo belangrijk zijn, maar als ze niet bij het doel van de vergadering horen is het belangrijk om ze te minimaliseren. Het is wel belangrijk dat, wanneer je een gesprek of discussie beëindigd, je de verantwoordelijkheid neemt om een ander moment in te plannen om het gesprek af te maken. Als het onderwerp niet zo belangrijk is of vooral geklets was, kun je aangeven dat het gesprek voortgezet kan worden tijdens de lunchpauze of na de vergadering. Kwam er een ander belangrijk onderwerp aan bod? Stel dan voor een andere vergadering in te plannen, of geef aan dat je er op het einde van deze vergadering op terug komt. Gebruik hier de volgende Engelse zinnen bijvoorbeeld eens voor:

  • This is a great point, but we’ll need to follow up on that in another meeting or after today’s meeting.
  • Thank you for mentioning this point. I will leave this for now, but I will get back to you at the end of this meeting.
  • I’m afraid we need to continue discussing the topic of today’s meeting, but we’ll save this point for another time.
  • For now, we need to get back to the agenda so we can achieve our goal for today’s meeting.

Strategie 8. Kort en bondig

Met kort en bondig bedoel ik dat het belangrijk is om zo duidelijk mogelijk je punt over te brengen. Zeg wat je wil zeggen, en stop daarna met praten. Blijf niet minutenlang doorpraten over onbelangrijke details, maar zorg ervoor dat je in één keer op een duidelijke manier je punt formuleert. Om je punt op deze manier in goede orde over te brengen, kan het handig zijn om van tevoren na te denken over de beste manier om het te zeggen. Welke Engelse woorden wil je gebruiken, en hoe formuleer je de rest van de zin? Welke details laat je weg en wat moet je echt duidelijk over brengen?

Strategie 9. Give thanks

Het is zo belangrijk om je team te bedanken. Als gespreksleider moet je de bijdragen van je teamgenoten herkennen én erkennen. Zorg er dus voor dat je tijd indeelt om de input van de leden van de vergadering te prijzen. Dit hoeft geen lange speech te zijn, het is juist krachtig als je dit op een duidelijke en goed geformuleerde manier doet. Wanneer je je team bedankt is het belangrijk om ten minste deze drie onderdelen aan te stippen: de namen van de personen in je team, hetgeen wat ze gedaan of bereikt hebben, en de impact van hun prestatie.

Strategie 10. Samenvatting en actie

Om de vergadering goed af te sluiten, vat je de belangrijkste punten van de vergadering nog eens samen. Geef hierbij aan wat het doel van de vergadering was, en wat jullie tijdens de vergadering hebben afgesproken. Dit is ook het moment om actiepunten duidelijk aan te geven. Moeten teamleden aan de slag gaan om een bepaald doel te bereiken? Herhaal deze actiepunten dan nogmaals duidelijk, zodat alle collega’s duidelijk weten wat er van ze verwacht wordt.

Ga jij deze tien strategieën toepassen om op een succesvolle manier een effectieve vergadering in het Engels te leiden? Of heb je vragen over een van de strategieën? Laat het me weten in de reacties!

 

Reactie of vraag? Dat kan hieronder.

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *