effectieve Engelse vergadering

Leid een effectieve Engelse vergadering: 10 succesvolle strategieën (deel 1)

Ik zal maar meteen met de deur in huis vallen: het leiden van een Engelse vergadering is eigenlijk gewoon super spannend, toch? Met de verantwoordelijkheid over een Engelssprekend team of internationale collega’s kan het nog wel eens lastig zijn om een vergadering duidelijk en overzichtelijk te houden. Hoe leid je hem nu in goede banen, en zorg je voor een effectieve Engelse vergadering?

Met meer gemak Engels spreken? Zo doe je dat! (Spoiler: je hoeft niet terug de schoolbanken in.)

In dit artikel en het artikel van over twee weken deel ik bij elkaar opgeteld maar liefst TIEN succesvolle strategieën waarmee jij als hoofd van een vergadering ervan verzekerd bent alles uit je vergadering te kunnen halen. Zodat de vergadering ook écht de moeite waard is en ieder lid van je team een duidelijk beeld heeft van wat er na de vergadering van hen verwacht wordt.

Een effectieve Engels vergadering – 5 succesvolle strategieën!

Strategie 1. Een agenda is key!

Een duidelijk overzicht van wat er besproken moet worden is essential. Zorg er ook voor dat je deze agenda vóór de vergadering deelt met je team, het liefst één dag of minstens een paar uur van tevoren. Zo weten zij ook wat ze van de vergadering kunnen verwachten, en kunnen ze zich gerichter voorbereiden. Omdat je je team tijd geeft om voor te bereiden, geef je ook impliciet aan dat je de input van de rest van je team belangrijk vindt.

Doe dit bijvoorbeeld via een e-mail naar het team dat ook naar de vergadering komt. Je zou bijvoorbeeld het volgende kunnen zeggen: Please find attached the agenda for tomorrow’s meeting. In sharing it now, I expect everyone to come to the meeting prepared. See you tomorrow!

Strategie 2. Je belangrijkste punten

Zorg ervoor dat je de belangrijkste punten die in de vergadering naar voren zullen komen, duidelijk voorbereid. Dit gaat verder dan alleen een agenda voorbereiden. Ben jij ook echt klaar om de belangrijkste punten uit te leggen? Ben je ertoe in staat mogelijke vragen over de onderwerpen te beantwoorden? Dit heeft zowel betrekking op de inhoudelijke informatie als op de Engelse taal die je wil gebruiken. Welke woorden of vakjargon kan jij toepassen om je belangrijkste punten goed over te brengen?

Strategie 3. Het doel van de vergadering

Het is belangrijk om van tevoren een duidelijk doel voor ogen te hebben. Waarom is er een vergadering, en waar moet naartoe gewerkt worden? Wanneer je dit van tevoren vaststelt, is het tijdens de vergadering makkelijker om te beslissen wanneer een discussie relevant is, of wanneer het tijd is om naar een nieuw agendapunt over te gaan. Zo houd je de vergadering relevant en effectief!

Strategie 4. Positieve opening

Je zet de toon bij de opening van je vergadering. Probeer daarom altijd een vergadering op een positieve manier te openen. Op die manier zorg je dat de productiviteit hoog blijft, en dat je team gemotiveerd is om vragen of opmerkingen in te brengen. Stel jezelf bijvoorbeeld de vraag hoe je iedereen welkom wilt heten. Spreek je graag iedereen individueel aan bij naam, of welkom je de groep in het algemeen? Las je een klein moment in waarin iedereen wat kan small-talken, of val je meteen met de deur in huis? Denk hierbij ook aan het team: zijn er nieuwe leden bij die misschien geïntroduceerd moeten worden of kent iedereen elkaar al?

Strategie 5. Listening Skills

Ook als je het hoofd van de vergadering bent, is luisteren enorm van belang. Veel mensen beseffen zich echter niet dat luisteren ook onderdeel is van productieve communicatie. Door actief te luisteren geef je je collega’s de kans om hun share aan informatie in te brengen. En dit is precies wat een vergadering nou zo effectief maakt! Zorg er als leider voor dat je ertoe in staat bent om ondersteunende vragen te stellen zodat de juiste informatie ter sprake komt. En daarom is actief luisteren zo belangrijk! Ga, terwijl je collega’s praten, telkens na of wat ze zeggen relevant is, en waar je een vraag kunt stellen om zaken nog duidelijker uit te kunnen werken.

Over twee weken, in het volgende blogartikel, deel ik de volgende 5 succesvolle strategieën om ervoor te zorgen dat jij voorbereid en zelfverzekerd een effectieve Engelse vergadering kunt leiden!

🚀 Wil je jouw zakelijk Engels SNEL professionaliseren?

Let us help! Wij leren je graag hoe je beter in het Engels kunt communiceren. Met meer gemak, impact en zelfvertrouwen. Wil je weten hoe? Neem dan snel een kijkje bij ons praktijkgerichte aanbod. Volg de link naar alle: zakelijk Engels trainingen. Of maak direct een – vrijblijvende – afspraak door hier te klikken.

Reactie of vraag? Dat kan hieronder.

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *