14 maart 2016 | Writer: Anneke Drijver

How to give negative feedback

Stel, er gaat iets mis. Of dit nu een catastrofale fout is of een misverstandje, er zal voor gezorgd moeten worden dat dit niet nogmaals gebeurt of wordt opgelost. Dus ga je in gesprek en geef je negatieve feedback waar nodig. Uiteraard wil je ervoor zorgen dat deze feedback opbouwend is en dat je medewerkers of klanten begrijpen wat je wilt dat er verandert, maar ook dat ze zich gewaardeerd en begrepen voelen. In het Nederlands weet je precies hoe dit moet, maar hoe krijg je dit in het Engels voor elkaar?

In dit artikel heb ik voor jou een aantal do’s en don’ts op een rijtje gezet. Het geven van (negatieve) feedback is erg persoonlijk en verschilt per situatie, dus dit zijn algemene tips. Er staan wel een aantal handige voorbeeldzinnen bij die je kunt gebruiken om je feedback zo positief mogelijk over te brengen, zonder dat de feedback verloren gaat.

DON’TS

Vermijd het woordje ‘but’
Je wilt natuurlijk oprecht overkomen als je feedback geeft en een positieve sfeer creëren. Wat je helemaal niet wilt, is dat iets wat je als positief bedoelt, als negatief wordt ervaren. Gebruik daarom nooit een ‘yes, but’ constructie. Bijvoorbeeld:

‘Ellen, you have worked really hard on the Company X report, but [punt van kritiek]’

‘But’ duidt op deze manier een tegenstelling aan, net zoals de woorden ‘although’ en ‘however’. Wat je dus eigenlijk zegt, is dat alles wat je voor de ‘but’ zei niet waar is, in plaats van dat je wou laten zien dat je deze persoon waardeert.

Vermijd ‘need to’ zinnen
Zinnen met ‘need to’ geven geen feedback, maar zeggen alleen dat iets niet goed was. Bijvoorbeeld:

‘George, you need to spell check your reports and you need to turn them in on time.’ This message is not really performance feedback.’

Deze zin impliceert wel dat George iets niet goed deed, maar niet wat. Deze ‘feedback’ is dus onduidelijk en zal op den duur niets oplossen.
It implies that Jane did not do something well with her reports, but it doesn’t report exactly what happened. Providing clarity on what occurred is the aim of feedback.

DO’S

Helderheid
Zorg ervoor dat de feedback helder is. Waar zit het probleem, hoe is het probleem ontstaan en hoe kan het voorkomen worden? Dit is een proces die je vaak samen met de desbetreffende medewerker aangaat Zo voelt deze zich betrokken en gewaardeerd. Je bereikt dit door bijvoorbeeld een aantal van de volgende vragen te stellen:

‘What happened?’
‘How did that happen?’
‘What was your thought process?’
‘Why do you approach this situation in this way?’
‘What do you think could use improvement?’
‘How can you/we prevent that outcome in the future?’
‘How could we have done better?’
‘How can I have done a better job of helping you?’
‘What do you need from me in the future?’

Focus met ‘I’
Het klinkt misschien onnatuurlijk, maar het gebruik van ‘I’ zinnen helpen bij het geven van opbouwende kritiek. Het helpt namelijk om je op het probleem te focussen en er specifiek op in te gaan, in plaats van de persoon zelf aan te vallen. Voorbeelden zijn:

‘I have observed, …’
‘I have noticed, …’
‘I have seen, …’

Meer behulpzame zinnen:
‘I’d like to give you some feedback about your presentation, is that okay with you?’
‘Do you mind if I share some feedback with you that I think will help you be more effective?’
‘you’re a good salesman, so I’m sure you see the need to be more patient with customers.’
‘Hank, when you cut Alex off in the meeting, I noticed he looked irritated and he didn’t speak up for the rest of the meeting. When you don’t hear a person out, they will probably feel disrespected and no longer want to contribute. When the entire team doesn’t feel safe to contribute, our performance will suffer.’

Heb jij nog tips of vragen? Deel het met ons in een reactie hieronder.

Reacties (11)

  1. Dank je Anneke, voor dit heldere blog! In het Nederlands heb je dat ook met het woordje ‘maar’. Je ontkracht daarmee alles wat je daarvoor in de zin hebt gezegd. bv. “je hebt het geweldig gedaan, maar je zou de volgende keer nog…”. Eigenlijk zeg je dan dat iemand het niet zo geweldig gedaan heeft. Net als bij ‘but’, kun je ‘maar’ ook vervangen door ‘en’. Bv: ‘je hebt het geweldig gedaan en de volgende keer zou je ook nog…’ Dat klinkt echt veel leuker.

  2. Ja, dit is hele gave informatie, Anneke! Opbouwende feedback doet wonderen, en in het Engels (mits je weet hoe) is het heel goed te doen met respect. Wat ook kan helpen is het toevoegen van eufemistisch-aandoende sorrytekstjes (zoe heet dat niet, maar zo noem ik het) zoals:

    Correct me if I’m wrong…
    Please don’t get me wrong… but (en ja, jij zegt geen but gebruiken… mee eens, maar dit is een vaste uitdrukking)
    I am a bit concerned about what I’ve noticed…
    I’d love to establish a positive way forward… Please let me know what you need to help us solve this issue.

  3. Dank voor je blog. Wat ik zelf altijd gebruik (in het Nederland, maar zo te gebruiken in het Engels volgens mij): Tops and tips. Dus eerst benoemen wat heel goed ging, “Top” en daarna een suggestie doen van hoe het nog beter kan: Tip. Daarmee bereik ik dat degene die de feedback krijgt, er open voor staat en wil leren van de feedback.

  4. Het lijken open deuren , dit kan eigenlijk niet vaak genoeg herhaald worden met name voor leidinggevenden. Hoe vaak hoor je niet zinnen als je behoort dit of ik vind je werk goed maar. Als een ieder zich daarvan bewust is van de impact en de goede dingen zegt word het een stuk aangenamer. Vooral ook de ik zinnen doen het altijd heel goed.
    Ik heb gehoord van, ik heb zo mijn bronnen zou je nog bij de do not kunnen toevoegen.

  5. Dankjewel Anneke voor je waardevolle blog. Ook de reacties vind ik heel waardevol. Heb geleerd alleen feedback te geven als er echt om gevraagd wordt en als vooral duidelijk is dat er feedback gaat komen. Ik geef nooit zomaar meer feedback.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *