Een tijd terug heb ik deel één van deze blog geschreven, die je terug kan vinden door op deze link te klikken: Business English Telephone Phrases. Een korte recap: in eerste instantie zullen veel mensen denken ‘een telefoongesprek voeren, dat kan toch iedereen?’
Toch is het voeren van een formeel Engels telefoongesprek niet de makkelijkste taak. Al helemaal als professional is het belangrijk om ook via de telefoon een professionele houding over te kunnen brengen. Bovendien helpt het verbeteren van jouw telephone skills ook bij de verbetering van je algemene skills wat betreft de Engelse taal. Genoeg reden om deze blog eens goed te lezen!
Met meer gemak Engels spreken? Zo doe je dat! (Spoiler: je hoeft niet terug de schoolbanken in.)
Business English telephone phrases
In deel één ben ik ingegaan op verschillende Business English telephone phrases die te maken hebben met de telefoon opnemen, een reden geven, smalltalk, het aannemen of afgeven van een boodschap, en het herhalen van informatie. Deze blog gaat hierop door met handige voorbeeldzinnen die relevant zijn in andere situaties die zich kunnen voordoen tijdens een formeel telefoongesprek.
Het maken van afspraken
Bij het maken van afspraken is het belangrijk om beleefd te blijven. De volgende voorbeeldzinnen geven een goed beeld van hoe je die beleefdheid kan bereiken. Een goede tip om beleefd te blijven is door je gesprekspartner te vragen om een suggestie. Zo laat je zien dat jij jouw schema graag aanpast aan zijn of haar wensen:
“Would the week of the first of March work for you?”
“Shall we say March 22nd?”
“What date fits your schedule?”
“Do you have a certain time and place in mind?”
“What would you suggest?”
Verzoeken en beloven
De kans is groot dat je een telefoongesprek hebt om een bepaalde reden. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat je graag wil dat je gesprekspartner iets voor je doet, of dat jij juist een bepaalde actie moet uitvoeren voor degene waarmee je belt. Hierbij is het wederom belangrijk om beleefd te blijven. Dit kan je bijvoorbeeld doen door gebruik te maken van de model verbs: could (in plaats van can), might (in plaats van may), would (in plaats van will), en shall of should. Daarnaast is het belangrijk om het woord please te gebruiken. Daarbij komt kijken dat het beleefd is om aan te geven wanneer je een bepaalde actie af denkt te hebben. Door specifiek te zijn geef je je gesprekspartner namelijk een beter beeld van wat verwacht kan worden.
“As soon as I receive the paperwork, I will start working on it. I will send you the results before Friday. Would that be okay?”
“Could you please forward the email to me, so I can read the problem in more detail?”
“Would you mind sending me the specifics, please?
Een verzoek afslaan
Het kan natuurlijk voorkomen dat je gesprekspartner iets wat je verwacht, wat je niet kan waarmaken of waar je geen tijd voor hebt. Een verzoek afslaan kan erg lastig zijn, al helemaal wanneer je wel respectvol en beleefd wil blijven. Hier volgen een aantal voorbeeldzinnen die je in zo’n situatie kunnen helpen:
“I’m afraid I can’t help you with this, I am very sorry.”
“Sorry, I am not allowed to share information about that.”
“I’m truly sorry, but I’m afraid I cannot be of any help. Can I assist you in any other way?”
Een telefoongesprek beëindigen
Wanneer je een telefoongesprek beëindigt is het belangrijk om je gesprekspartner te bedanken op een vriendelijke en beleefde manier. Dit kan bijvoorbeeld zo:
“Thank you very much for your help.”
“Thank you very much for calling, this was extremely helpful!”
“Thank you for your time.”
Door deze zinnen in acht te nemen is het voeren van een Engelstalig formeel telefoongesprek de volgende keer misschien wat makkelijker. En onthoud: wees niet bang om fouten te maken! Heb je een bepaalde zin geformuleerd, waarvan je achteraf twijfelt of het beleefd genoeg was? Wanneer je twijfelt kan je dit benoemen. Zeg dan bijvoorbeeld: “I am sorry, I’m afraid I did not formulate that the way I intended it. What I meant to say was […]”. Op die manier kan je jouw zin herformuleren om misverstanden te voorkomen.
Heb je een vraag over het voeren van een formeel Engelstalig telefoongesprek? Laat het weten in de reacties!
🚀 Hoe kun je jouw zakelijk Engels SNEL professionaliseren?
Let us help! Wij leren je graag hoe je beter in het Engels kunt communiceren. Met meer gemak, impact en zelfvertrouwen. Wil je weten hoe? Neem dan snel een kijkje bij ons praktijkgerichte aanbod. Volg de link naar alle: zakelijk Engels trainingen. Of maak direct een – vrijblijvende – afspraak door hier te klikken.
