5 do’s & don’ts in zakelijke correspondentie

Schrijf je regelmatig een e-mail in het Engels? Vind je dat lastig of gaat het je makkelijk af? Twijfel je vaak of ben je overtuigd van je eigen kennis? In dit artikel vijf do’s en don’ts voor jouw zakelijke correspondentie Engels.

1. Gebruik gewone mensentaal
Hoewel het vroeger gebruikelijk was bij zakelijke correspondentie formeel taalgebruik aan te houden, is dat tegenwoordig niet altijd meer nodig. Ook is het zeer belangrijk om er rekening mee te houden aan wie je jouw mail schrijft. Het kan heel goed zijn dat dit iemand is die het Engels niet helemaal machtig is. In dit geval is het zeker belangrijk om ‘normale’ woorden te gebruiken. Schrijf bijvoorbeeld begin en niet commence, help in plaats van assist. Hieronder nog een aantal alledaagse woorden die vaak beter worden begrepen dan de formelere variant.

Formeel & afstandelijk
concerning
anticipate
supplementary
ascertain
retain
omit
component
reimburse
superfluous
incorrect

Alledaags & vriendelijk about expect extra find out keep leave out part repay unnecessary wrong

Mocht je niet op een eenvoudigere variant kunnen komen, gebruik dan de website van Thesaurus.com.

2. Vermijd onnodig gebruik van vaktaal
In jouw vakgebied maak je waarschijnlijk vaak gebruik van specialistische of technische termen. Je kunt echter niet verwachten dat mensen buiten jouw vakgebied deze termen ook kennen en begrijpen. Vermijd ze daarom als je aan iemand buiten jouw vakgebied schrijft. Gebruik technische of specialistische termen echt alleen als je zeker weet dat degene aan wie je schrijft deze termen kent.

3. Gebruik we’re niet we are, we’ve niet we have
In spreektaal gebruiken we korte vormen (zoals hierboven.) Het is tegenwoordig volledig geaccepteerd om deze samentrekkingen ook in zakelijke correspondentie te gebruiken. Het staat vriendelijker en het is directer. Je kunt ze eventueel ook afwisselen, (de lange en korte vormen) maar nodig is het niet.

4. Gebruik liever actieve dan passieve werkwoorden

We’ve taken the decision to reduce working hours. [actief]
The decision has been taken to reduce working hours. [passief]

Het eerst voorbeeld is actief, een persoon (wij) heeft iets gedaan en is het onderwerp bij het werkwoord. Wij hebben een beslissing genomen.

Het tweede voorbeeld is passief: het onderwerp (de beslissing) heeft niets gedaan, maar er is iets mee gedaan. De beslissing is genomen.

Passief taalgebruik
• Het klinkt onpersoonlijk, terwijl het persoonlijk zou moeten zijn.
• De nadruk ligt op de actie en niet op de persoon die het uitvoert.
• Vaak is degene die de actie uitvoert echter een wezenlijk onderdeel van de boodschap.

In het eerste voorbeeld neemt ‘we’ de verantwoordelijkheid voor de beslissing. In de tweede voorbeeldzin vermijden we dit. Het kan zijn dat je geen verantwoordelijkheid voor de actie wilt nemen en dan is een passieve constructie natuurlijk handig, maar in zakelijke correspondentie is een actieve vorm van schrijven vaak duidelijker en vriendelijker, en het is beter om verantwoordelijkheid voor de acties te nemen.

5. Wees niet al te strikt met de grammaticaregels
Bepaalde regels worden in stand gehouden, maar zijn eigenlijk grammaticaal helemaal niet vastgelegd. Wanneer je je aan deze regels houdt, klink je stijfjes en onvriendelijk. Voorbeelden hiervan zijn het ‘split infinitive’ (dat er geen woord tussen to en het werkwoord zou mogen staan), de ‘regel’ dat je een zin nooit met een voorzetsel zou kunnen eindigen en het idee dat je een zin niet met and of but kunt beginnen.

Vergelijk de volgende twee zinnen:
The manager would like a more detailed explanation of what this budget will be used for.
The manager would like a more detailed explanation of for what this budget will be used.
De eerste zin klinkt natuurlijk, de tweede zin (met het voorzetsel op de grammaticaal correcte plaats) krom en onnatuurlijk.

O. en vergeet nooit om je e-mail goed na te lezen (liefst hardop) en je spellingcheck aan te zetten!

Welke tip ga jij meteen toepassen? Laat je het mij hieronder weten? Ik ben benieuwd.